지방직공무원 공문서 기안 작성 및 처리 행정업무 Q&A

Q1. 공문서란 무엇인지?

A. 행정기관이 공무상 작성 또는 시행하는 문서와 행정기관이 접수한 모든 문서

(도면·사진·디스크·테이프·필름·슬라이드·전자문서 등의 특수매체기록을 포함)

｢행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정｣(제3조제1호)

Q2. 민간이나 공사에서 생산한 문서가 공문서로 취급되는 경우가 있는지?

A. 있음. 행정기관이 접수한 문서도 공문서로 규정하고 있기 때문에, 

민간인이나 공사에서 작성한 문서를 행정기관이 접수하게 되면 공문서가 됨. (영 제3조제1호)

Q3. 공문서 성립 시기와 효력 발생 시기는?

A. 문서는 결재권자의 결재가 완료된 시점에 성립함.

내부결재문서는 문서 성립과 동시에 효력이 발생하고, 발송 문서는 수신자에게 도달되면 효력 발생.

다만, 공고문서의 경우에는 그 고시 또는 공고가 있는 다음 날부터 5일이 경과한 날부터 효력 발생.

(영 제6조제1항)

Q4. 문서의 생산 시점(문서 성립 시기)은 언제?

A. 결재권자의 결재가 완료된 때가 문서의 생산 시점임.

Q5. 문서등록번호가 빠진 공문서는 효력이 없는 것 아닌지?

A. 그렇지 않음.

공문서에 문서등록번호가 빠졌다고 해서 효력이 없는 문서라고 단정적으로 말할 수 없고, 해당 문서를 생산한 행정기관에 보완 요청을 하면 됨.

Q6. 홈페이지 상 질의에 대하여 행정기관이 답변하였을 때, 공문서로 효력을 갖는지?

A. 효력을 갖지 못 함.

홈페이지 상의 답변은 질의 업무 담당자들이 궁금증을 신속하게 해결하기 위하여 문서로서의 형식 및 처리절차를 거치지 않고 답변하는 것이기에 해당 기관의 공식적인 의사표시로 볼 수는 없음.

Q7. 공문서 작성 시 연월일, 시각의 정확한 표기 방법?

A. 문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연월일 글자는 생략하고 그 자리에 마침표를 찍어 표시함.

시분은 24시각제에 따라 숫자로 표기하되, 시분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분함.

예시) 2018.7.15. 07:00 (영 제7조제5항)

Q8. 과장 전결사항인 기안문을 다른 과의 과장 협조를 받으려 할 때 협조의 순서는?

A. 과장 전결사항인 경우 다른 과의 협조 서명을 받고 기안부서 과장의 결재를 받으면 됨.

Q9. 문서 결재 과정에서 협조자는 문서 수정이나 반려가 가능한지?

A. 불가능. 협조자는 문서 수정이나 반려를 할 수 없음.

기안자가 속한 직계선상의 보조보좌기관 및 결재권자는 소관 업무이므로 수정이나 반려할 수 있으나,

방계조직에 속하는 협조자는 해당 사안에 대한 직접적인 수정이나 반려는 할 수 없고,

다만 기안문과 다른 의견이 있는 경우에는 해당 문서 또는 별지에 그 의견을 표시할 수 있음.

(영 제9조제4항)

Q10. 결재의 방법 중 전결과 대결의 의미는?

A.

O 전결-행정기관의 장으로부터 사무의 내용에 따라 결재권을 위임받은 자가 행하는 결재.

위임전결사항은 해당 기관의 장이 위임전결규정 또는 지자체의 사무전결처리규칙 등으로 정함.

O 대결-결재권자가 휴가, 출장, 그 밖의 사유로 결재할 수 없을 때 그 직무를 대리하는 자가 행하는 결재.

Q11. 기관장 부재 시 대결이나 전결을 받을 때 서명표시를 어떻게 하는지?

A. 

O 위임전결사항이 아닌 사항을 대결하는 경우 : "대결"만 표시

(기관장의 결재란을 설치하지 않고 대결하는 자의 서명란에 "대결" 표시하고 서명)

O 위임전결사항을 대결하는 경우 : "전결"과"대결" 함께 표시

(기관장 또는 서명하지 않은 사람의 결재란을 설치하지 않고 전결하는 사람의 서명란에 "전결" 표시를 하고 대결하는 사람의 서명란에 "대결" 표시 후 서명

Q12. 어떤 경우에 내부결재문서를 작성하는지?

A. 내부결재문서는 행정기관이 내부적으로 업무계획수립, 처리방침 결정, 업무보고, 소관사항 검토 등을 할 때 작성함.

Q13. [행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정]상의 문서등록번호는 어떻게 구성되는지?

A. 문서번호는 생산등록번호와 접수등록번호가 있으며, 문서등록번호는 처리 부서명과 연도별 일련번호로 구성됨.

(예시) 하천과-715, 정보통신과-1117

다만, 처리과가 없는 행정기관은 행정기관명을 표시하되 10자가 넘는 경우에는 10자 이내의 행정기관명의 약칭을 표시하고, 일련번호는 연도표시 없이 등록된 순서에 따라 번호를 부여함.

Q14. 서면으로 결재받은 문서를 전자문서시스템 문서등록대장에 등록하지 않으면 효력이 없는지?

A. 그렇지 않음. 

문서는 생산한 즉시 등록대장에 등록하고 생산등록번호를 부여하여야 하지만, 문서를 등록하지 않았다고 해서 효력 없는 문서라고 단정할 수는 없고 추후에라도 등록을 하여 흠을 보완하면 됨.

Q15. 전자문서시스템에서 생산된 행정기관의 공문서에 문서등록번호가 연필이나 볼펜 등을 이용한 수기로 기재되는 경우도 있는지?

A. 전자문서시스템에서는 문서등록번호나 접수번호가 자동으로 표시되기 때문에 그러한 경우는 거의 없음.

하지만, 시스템 오류로 인하여 자동으로 표시되지 않는다면 수기로 기재할 수 있음.

Q16. 행정기관내의 보조기관 상호 간에 발신하는 문서(대내문서)의 발신명의는 어떻게 표시하는지?

A. 해당 보조기관 또는 보좌기관의 명의로 발신 (영 제13조제2항)

발신명의 상의 서명표시는 발신명의의 마지막 글자 위에 보조보좌기관장의 전자이미지서명 또는 전자문자서명을 나타내거나, 종이문서의 경우 직접 서명하여 시행. (영 제14조제2항)

예시) 도로과에서 계약과로 공문 발신 시 도로과장 명의로 발신

Q17. 행정기관의 홈페이지 또는 전자문서시스템의 게시판을 활용하여 문서를 시행할 수 있는지?

A. 할 수 있음.

행정기관의 장이 소속 공무원 또는 소속 기관에 발신하는 시행문이나 보조기관 또는 보좌기관 상호간에 발신하는 시행문 중에서 

1. 단순한 업무지시 

2. 자료요구, 업무연락, 통보, 공지사항, 일일명령 

등의 시행문을 업무관리시스템 또는 전자문서시스템의 전자게시판이나 행정기관의 홈페이지 등에 게시한 때에는 해당 문서를 시행한 것으로 봄. (규칙 제9조제2항)

Q18. 구청 내의 중요사항을 계획하고 각 부서로 시행을 할 경우에도 대내문서로 보아 보조기관의 명의로만 발송해야 하는지?

A. 그렇지 않음. 기관장의 결재를 받아 각 부서로 시행할 경우 기관장의 명의로 발송할 수 있음.

Q19. 접수된 모든 문서를 선람해야 하는지?

A. 아님, 공람대상 문서에 해당하는 경우에만 업무처리담당자가 공람 범위를 정하여 공람하면 됨.

(※ 2002. 12. 26. ｢사무관리규정｣ 개정(2004. 1. 1. 시행)으로 선람 폐지)

(영 제18조제4항)

O 공람대상 문서(규칙 제17조)

1. 결재권자로부터 처리지침을 받아야 할 필요가 있는 문서

2. 민원문서

3. 행정기관이나 보조기관 또는 보좌기관 간의 업무협조에 관한 문서

4. 접수된 문서를 처리하기 위하여 미리 검토할 필요가 있는 문서

5. 그 밖에 공무원의 신상(身上), 교육·훈련 등과 관련하여 공무원이 알아야 할 필요가 있는 문서

Q20. 공람하였다는 표시는 어떻게 하는지?

A.

O 전자문서는 업무관리시스템 또는 전자문서시스템 상에서 공람하였다는 기록(공람자의 직위 또는 직급, 성명 및 공람일시 등)이 자동으로 표시되도록 하면 됨.(영 제18조제4항)

O 종이문서는 접수문서의 적당한 여백에 공람자의 직위 또는 직급을 표시하고 서명을 하면 됨.

[공문서 기안문 예시]

@참고문헌

- 2018 행정업무운영편람(2018. 5. 1. 행정안전부-정보공개정책과)

- 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정

- 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 시행규칙